Brief d’événement : Comment bien le rédiger !

Ce qu’un traiteur attend (vraiment) de votre brief. 

Rédiger un brief événementiel est une étape incontournable pour assurer la bonne coordination entre tous les acteurs d’un projet et garantir le respect des délais. Ce document sert de référence tout au long de l’organisation et permet à l’équipe en charge de présenter clairement ses idées aux décisionnaires.

Pour qu’il soit vraiment efficace, certaines bonnes pratiques sont à adopter. Il est aussi possible de s’appuyer sur un  modèle existant pour gagner du temps et structurer ses idées.

Type d'évènements, lieu, date et nombre de convives.

Avant de pouvoir établir un devis, le traiteur doit connaître le type d’événement. Soyez précis sur l’heure et le type de la prestation que vous lui demandez. S’agit-il d’une pause-café, d’un déjeuner, d’un apéritif ou d’un dîner ? Vous voulez un grand buffet, un cocktail déjeunatoire, des plateaux-repas ou un service à table ? Il est également important de lui transmettre les informations liées au lieu de réception. Cela lui permettra d’anticiper la durée du trajet, mais aussi de connaître les équipements disponibles sur place.

Est-ce une salle équipée d’une cuisine ? Un hall d’entrée ? Une simple pièce sans aménagement particulier ? Ces précisions l’aideront à identifier les besoins en matériel et mobilier pour assurer la prestation dans les meilleures conditions. Chaque style requiert une logistique et une organisation différente. Même le nombre de personnel n’est pas le même. Evidemment, le prix variera aussi en fonction de cet aspect-là.

Communiquez un budget clair. 

Il n’est pas rare que certains organisateurs négligent de mentionner leur budget lors d’une demande de devis. Pourtant, cette information est essentielle : elle évite de recevoir des propositions inadaptées et fait gagner du temps à tout le monde.

En indiquant une fourchette budgétaire, le traiteur pourra vous soumettre une offre cohérente, adaptée à vos moyens. Il pourra également vous proposer des idées, alternatives ou astuces pour optimiser votre événement sans compromettre la qualité.

Boissons, verres, vaisselles, service.

N’oubliez pas de préciser vos besoins en boissons, vaisselle et en service. Ces éléments ont un impact non négligeable sur le budget final. Le traiteur doit savoir si vous avez besoin de vaisselle (classique ou haut de gamme), de mobilier, ou encore de personnel de service. À titre indicatif, on compte en moyenne 1 serveur pour 25 invités pour assurer un service fluide.

De même, les boissons doivent être estimées avec précision : prévoyez environ 1 bouteille de vin pour 3 à 4 personnes et 1 bouteille de soft pour 4 à 6 personnes. Anticiper ces besoins permet d’éviter les surprises de dernière minute et d’ajuster l’offre au plus juste.

Indiquez vos préférences et allergies alimentaires.

Pensez également à communiquer vos préférences au traiteur : souhaitez-vous des plats froids ou chauds ? Individuels ou à partager ? Et si ces détails ne sont pas essentiels pour vous, veillez au moins à préciser les éventuelles restrictions alimentaires à respecter : allergies, intolérances, régimes végétariens ou spécifiques…

Même si cela concerne principalement le choix des produits, le traiteur doit pouvoir anticiper. Certains ingrédients peuvent en effet impacter le budget. Mieux vaut donc être clair dès le départ.

Modèle de brief pour organiser un événement

Entreprise : 

Date :

Lieu :

Description de l’événement :

Nombre de participants attendus :

Budget / convive :

Intolérances alimentaires spécifiques : 

Boissons (vins/softs..) :

Vaisselle / service :

En tout cas, le devis fourni par le traiteur vous permettra de déterminer avant tout si vous avez les moyens de vous payer ses services. Vérifiez bien si votre budget concorde avec le prix à payer. Dans le cas contraire, effectuez quelques ajustements en supprimant des éléments non indispensables par exemple..